Jak przygotować pliki dla biura tłumaczeń?

Chcesz uzyskać przekład szybko, w korzystnej cenie i mieć pewność, że nie będzie w nim błędów technicznych wynikających z niewłaściwego przygotowania tekstu źródłowego? Pamiętaj – przygotuj pliki dla biura tłumaczeń zgodnie z poniższymi zaleceniami.

Pliki edytowalne

To niezwykle ważne, żeby biuro tłumaczeń nie musiało tworzyć pliku na podstawie otrzymanego dokumentu. W przeciwnym wypadku wydłuża się czas realizacji usługi, a tym samym zwiększa koszt przekładu. Upewnij się więc, że przesyłając plik, nie ma on w ustawieniach zablokowanej opcji edycji i kopiowania. 

Pliki tekstowe

Optymalnym formatem dla biura tłumaczeń jest plik tekstowy w programach takich jak MS Word, Libre Office czy WPS Office. Są to pliki z rozszerzeniami typu DOC, RTF, TXT i ODT. Tego rodzaju pliki przyspieszają przekład, a więc pozwalają też obniżyć koszt. Co więcej, tłumacze współpracujący z Itamar Group korzystają z narzędzi CAT, które najdokładniej pracują właśnie na plikach tekstowych.

Pliki w formacie PDF

Jeśli dysponujesz tylko plikiem PDF, też możesz przesłać go do biura tłumaczeń. Warto jednak przed wysłaniem spróbować skopiować tekst z pliku PDF do pliku tekstowego. W ten sposób można sprawdzić, czy po przekopiowaniu tekst nie rozsypuje się.

Gdy plik PDF nie jest skomplikowany graficznie (nie zawiera tabel czy grafik) i nie jest zabezpieczony przed kopiowaniem, nie sprawi tłumaczowi kłopotu. Jednak przekład może mieć inny układ niż plik źródłowy.

Gdy plik PDF składa się z tekstu i elementów graficznych, wtedy będzie wymagał ręcznego przenoszenia graficznej części do pliku tłumaczenia. A gdy przekładu wymaga tzw. zamknięty plik PDF (czyli bez możliwości skopiowania treści), wtedy jedyną opcją jest skorzystanie z konwersji obrazu na tekst za pomocą programu OCR. W obu tych sytuacjach można przygotowanie pliku w wersji edytowalnej wykonać samodzielnie lub przekazać plik PDF do biura tłumaczeń. 

Pliki graficzne i techniczne

Przekładu często wymagają także pliki graficzne i pliki pochodzące ze specjalistycznego oprogramowania projektowego takiego jak AutoCAD. Grafiki można przekazać do biura tłumaczeń w plikach z rozszerzeniami takimi jak JPG, JPEG, GIF, BMP, PNG, PSD, TIFF czy PDF. W biurze tłumaczeń Itamar Group pracujemy również z plikami wymagającymi szczególnej wiedzy i doświadczenia – np. CAD. Jeśli jest to możliwe, warto przygotować także odrębny plik edytowalny zawierający teksty z danej grafiki. 

Pliki ze stringami

Przekład może dotyczyć strony internetowej, aplikacji mobilnej lub oprogramowania (np. do komputera czy maszyny). Wówczas konieczne jest przygotowanie dla biura tłumaczeń plików z tzw. stringami. Są to grupy tekstów lub ciągi znaków, które przetłumaczymy. Mogą to być treści, które wyświetlają się na stronie internetowej, komunikaty z e-commerce, alerty z panelu sterowania maszyną. 

W tym wypadku bardzo ważny jest kontekst, a więc warto dostarczyć tłumaczowi dodatkowe materiały. Mogą to być limity znaków dla każdego z pól, wyjaśnienia merytoryczne, własne słowniki terminologii, listy synonimów, objaśnienia skrótów i instrukcje obsługi.

Pliki dla tłumacza przysięgłego 

Choć tłumaczenie przysięgłe musi mieć formę pisemną (czyli papierową), to plik źródłowy może być dostarczony do biura tłumaczeń w dowolnej formie, np. skanu aktu notarialnego. Warto mieć jednak na uwadze wszystkie wskazane powyżej rekomendacje, gdyż mają one duże znaczenia także w przekładach przysięgłych.

Kiedy potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe?

Tłumaczenie przysięgłe jest to szczególny rodzaj tłumaczenia specjalistycznego, które jest wymagane, gdy opracowywane są oficjalne dokumenty posiadające moc prawną, którą muszą zachować także po przekładzie. W takich sytuacjach nie wystarczy tłumaczenie zwykłe. Konieczne jest zaangażowanie tłumacza przysięgłego, który m.in. opatrzy przekład swoim podpisem i oświadczeniem o zgodności z dokumentem źródłowym. 

Czym jest tłumaczenie poświadczone?

Jeśli potrzebne jest tłumaczenie wymagające uwierzytelnienia przez tłumacza przysięgłego, warto pamiętać o tym, że określenie „tłumaczenie przysięgłe” jest nazwą potoczną. W formalnym nazewnictwie wprowadzonym przez ustawę o zawodzie tłumacza stosuje się termin „tłumaczenie poświadczone”. Szukając tłumacza przysięgłego, można używać jeszcze innego, powszechnie używanego określenia: „tłumaczenie uwierzytelnione”.

Tłumaczenie przysięgłe pisemne

W wypadku osób fizycznych tłumaczenie przysięgłe pisemne jest potrzebne np. po sprowadzeniu samochodu z zagranicy, przy zawieraniu małżeństwa z obcokrajowcem lub przed podjęciem pracy w innym kraju. Przykładowymi dokumentami tego rodzaju są:

• dokumenty potwierdzające tożsamość – np. dowód osobisty, paszport,
• akty stanu cywilnego – np. akt urodzenia, akt zawarcia związku małżeńskiego, akt zgonu,
• akty notarialne – np. akt zakupu nieruchomości, 
• pisma prawne i sądowe – np. zaświadczenie o niekaralności, wyrok sądowy, testament,
• dokumenty finansowe – np. umowa, polisa ubezpieczeniowa, 
• dokumenty do pojazdów – np. karta pojazdu, dowód rejestracyjny, polisa AC/OC,
• zaświadczenia o kwalifikacjach – np. prawo jazdy, dyplom uczelni wyższej, świadectwo ukończenia kursu,
• dokumentacja medyczna – np. wyniki badań, zaświadczenie lekarskie.

Tłumaczenia uwierzytelnione realizowane dla klientów instytucjonalnych dotyczą wszystkich formalnych aspektów działalności danej organizacji. Mogą to być dokumenty takie jak:

• umowy – np. umowa spółki, umowa o współpracy,
• odpisy z rejestrów – np. KRS, CEiDG,
• zaświadczenia o nadaniu numerów REGON czy VAT UE,
• pisma sądowe – np. decyzja lub wyrok sądowy,
• zaświadczenia urzędowe – np. ZUS, urząd skarbowy,
• inne – np. faktury, pełnomocnictwa, statut spółki.

Tłumaczenie przysięgłe ustne

Zdarzają się również okoliczności, w których tłumaczenie przysięgłe musi być wykonane w formule ustnej. Dotyczy to oficjalnych sytuacji takich jak zawieranie związku małżeńskiego, odczytywanie aktu notarialnego czy składanie zeznań, gdy jedna z osób odgrywających oficjalną rolę nie posługuje się danym językiem. Jednak nawet wtedy tłumaczenie ustne przysięgłe kończy się na formie pisemnej – tłumacz potwierdza dokonanie przekładu uwierzytelnionego podpisem składanym na wszystkich dokumentach urzędowych, które są wymagane w danej sytuacji.

Chcesz upewnić się, że potrzebujesz właśnie tłumaczenia przysięgłego? Potrzebujesz wycenić tłumaczenie? Skontaktuj się z nami!

Tłumaczenie zwykłe, a tłumaczenie przysięgłe

Przed zleceniem przekładu zawsze należy najpierw zastanowić się, czy potrzebne będzie tłumaczenie zwykłe czy tłumaczenie przysięgłe. Dla osób niezwiązanych z branżą translatorską te pojęcia mogą być niejasne, a decyzja bywa trudna. Poniżej wyjaśniamy więc kluczowe aspekty tego zagadnienia.

Co to są tłumaczenia zwykłe?

Tłumaczenia zwykłe określamy również nieprzysięgłymi. Nie mają charakteru formalnych dokumentów, więc nie wykorzystuje się ich w procedurach realizowanych przez organy i instytucje państwowe. Nie muszą mieć formy pisemnej, więc tłumacz może dostarczać je online. Może je wykonać każda osoba, która zna język obcy i zasady dokonywania przekładów. W wypadku tłumaczenia zwykłego, tłumacz nie ma obowiązku opatrywania go pieczęcią i podpisem. Realizacja nie uwzględnia zaświadczania o jego zgodności z dokumentem źródłowym. 

Co to są tłumaczenia przysięgłe?

Tłumaczenia przysięgłe są określane także jako poświadczone lub uwierzytelnione. Ten rodzaj przekładu zawsze musi być przygotowany w formie pisemnej z podpisem, pieczęcią i zaświadczeniem tłumacza. Zaświadczenie potwierdza zgodność przekładu z dokumentem źródłowym. Tłumaczenia przysięgłe wykonuje zawsze tłumacz przysięgły zaprzysiężony przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Co ważne, w razie niestarannego lub niekompetentnego wykonania przekładu przysięgłego, to tłumacz ponosi odpowiedzialność.

Co łączy tłumaczenia zwykłe i przysięgłe?

Tłumacze mogą realizować obydwa rodzaje tłumaczeń w każdym języku i z każdej tematyki. Obydwa powinny być przygotowywane przez tłumaczy o odpowiednim doświadczeniu i wiedzy. W Itamar Group zawsze dbamy o to, aby obydwa rodzaje przekładów były wysokojakościowe, poprawne językowo i realizowane terminowo.

Czym różnią się tłumaczenia zwykłe od przysięgłych?

Tłumaczenia zwykłe od przysięgłych odróżniają m.in. wymagania formalne i zakres odpowiedzialności tłumacza. Aby móc wykonywać przekłady przysięgłe, tłumacz musi mieć odpowiednie uprawnienia i być wpisany na listę tłumaczy przysięgłych. Taki spis prowadzi Ministerstwo Sprawiedliwości. Biorąc pod uwagę te różnice, w Itamar Group współpracujemy z prawie 700 doświadczonymi tłumaczami z około 40 języków. Wielu z nich to tłumacze przysięgli.

Kiedy wystarczy tłumaczenie zwykłe?

Tłumaczenia zwykłe są wystarczające, gdy dokumenty nie mają charakteru formalnego i nie będą przedkładane przed instytucjami lub organami państwowymi. Klienci zlecają je zazwyczaj, gdy przekładu wymagają np. artykuły, książki, ulotki, katalogi, strony internetowe, instrukcje i materiały przeznaczone do użytku prywatnego.

Kiedy potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe?

Tłumaczenie przysięgłe jest wymagane, gdy przekładane materiały będą wykorzystywane do celów procesowych, urzędowych, prawnych lub finansowych. Ma zastosowanie w dokumentach przeznaczonych m.in. dla sądów, policji, prokuratury, urzędów (np. skarbowego i stanu cywilnego), banków oraz ubezpieczycieli. Oto zaledwie kilka przykładów: akty notarialne, umowy, pisma sądowe, dokumenty potwierdzające tożsamość i dokumentacja medyczna.